Banner

Nyheter

Møtebooking og no-show

 

Møtebooking og no-show. Hvordan unngå dette?

Har du opplevd at den du har gjort møtebooking med ikke er klar over at du kommer? Eller har du booket et webmøte og du får ikke svar på møtebekreftelsen? Venezu har tidligere sett at det er et problem at folk melder seg på seminarer og ikke møter opp, men nå ser vi tilfeller av at møter som blir booket også ignoreres. Hvorfor det og hva kan du gjøre for å unngå dette vil være tema i dette innlegget.

 

No show

Jeg har flere ganger opplevd at spesielt på seminarer (med fysisk oppmøte) har det vært en del tilfeller der vi har fått inn mange påmeldte, men det har vært en høy grad av no-show. Det er ikke uten grunn at mange som skal ha seminar skriver at no-show blir fakturert. Det er både uhøflig, respektløst og de som arrangerer seminarene har lagt mye tid, penger og krefter i å skape et bra arrangement. Når det er sagt så har jeg ikke tall på hvor mange seminarer vi har «reddet», der arrangørene har stått uten deltakere en uke og to før det skal avholdes.

Hvorfor oppstår no-show på seminarer? Det er flere grunner til det:

  • Seminaret var ikke interessant nok når prospectet kikket nøyere på invitasjonen (etter at de var påmeldt)
  • Lengden på seminaret: det passet når de sa ja, men det viste seg at det kom opp noe som var viktigere den aktuelle dagen
  • For dårlig oppfølging og påminning fra påmelding til selve semminardagen

Dette er bare noen av mulige forklaringer. Jeg hadde en diskusjon med IBM en gang om temaet og de sa følgende: «treffer du med temaet så vil du få mange deltakere og da lønner det seg også å følge opp med telefonsamtaler for å nå flere». Venezu er en av de aktørene som har vært med og arrangert flest seminar/webinar i Norge så hør gjerne med oss hvordan lykkes!

Det har blitt mer og mer populært i de siste årene å arrangere webinar: det er lett å sette opp, en kan potensielt nå mange og kostnadene er mye lavere enn et seminar. Det er lett å melde seg på og det er lett å ikke møte opp. Men vi ser at er de som arrangerer mer innforstått med. Derfor skal vi ikke gå noe mer innpå dette i denne bloggen.

Det som derimot var hovedtemaet, var no-show på møtebooking. Har du hørt om «ghosting»? Det er et uttrykk har vokst seg frem på 2000-tallet og betyr å bryte kontakten uten forklaring eller forvarsel. Personen nekter eller ignorer å svare på henvendelser fra en eller flere personer. Spesielt innenfor nettdating er dette blitt vanlig: https://www.klikk.no/side2/relasjoner/ghosting-har-du-opplevd-at-daten-din-bare-forsvinner-6884409

Det samme opplever vi innenfor møtebooking enkelte ganger: vi har hatt hyggelige dialoger både på vegne av kunder vi ringer for, men også når vi har avtalt møte for oss selv i Venezu også. Vedkommende vi snakker med sier ja til møte, vi er veldig nøye på at det da repeteres tre ganger at han/hun har sagt ja til det og vi ber om mail slik at vi kan sende møtebekreftelse. Likevel oppstår det no-show på møtebooking, det kan skje, men hvorfor gjør det egentlig det? Det er flere mulige forklaringer:

  • Vedkommende kan ha oppfattet det som mas når vår møtebooker ringte og sa bare ja for å bli kvitt den som ringte for å avtale møte
  • Vi er veldig nøye med å fortelle våre kunder at med møtebooking må de sende møtebekreftelse innen klokken 12 neste dag. Vi vet at jo senere det gjør det, jo større er sannsynligheten for at møtet ikke blir avholdt
  • Det passet ikke likevel den dagen
  • Den digitale tidsånd og nettopp det at det er lett å ignorere
  • Fysisk vs. digitalt møte

Vi i Venezu gjør vårt beste for å være en god møtebooker og gjøre gode møtebookinger, men vi gjør feil vi også. Derfor vil det alltid bli et og annet dårlig møte, men det blir det også når jeg gjør møtebooking for meg selv. Det er name of the game.

Det vi opplever noen ganger er at kundene våre er travle, og når vi sender over dagens møter til dem så glemmer de å sende over møtebekreftelsen. Da øker sannsynligheten for at møtet blir avlyst, men det er forskjell på en avlysning og en no-show. Og det samme gjelder om det ikke passer – vi opplever at folk ikke gir beskjed om det.

Dermed så er det to ting som står tilbake: det er rett og slett lettere å ignorere noe når det er mottatt en møtebookingsavtale i kalenderen og det i tillegg kanskje er et digitalt møte. Veldig sjeldent har jeg opplevd å få tilbakemelding om at «når jeg kom frem så var han ikke der». Det vi derimot har opplevd er at de hadde glemt det, men da henger det ofte sammen med at invitasjonen ikke var sendt. Vi tror rett og slett at den digitale tidsalder gjør at enkelte mister den normal folkeskikk og overser møter med vilje. Det er akkurat som med ghosting i dating: det er lettere å overse det enn å bare være høflig og sende en meling om at det ikke passet likevel. Digitale møter via Teams, Zoom og andre plattformer er veldig bra, og effektive, men jeg tror at det for det første ødelegger litt med tanke på det å møte noen direkte (det er tross alt bedre for salg) og det gjør det lettere å bare ignorere det. Da er spørsmålet: hva kan en gjøre for å unngå dette? Jeg anbefaler følgende:

  • Vi prøver alltid å booke avtaler maks 2-3 uker frem i tid. Jo lengre tid før møtene skal avholdes, jo større sjanse for at de avlyses
  • Send ut møtebookingsavtalen så fort som mulig og senest kl12 dagen etter du mottok møtene fra oss
  • Følg opp med en ny mail en uke før møtet for å minne vedkommende på at det er et møte + spør om det er noe de ønsker spesifikt å vite
  • Ring dagen før møtet

Selv om du følger disse rådene vil det fremdeles være de som ikke møter opp til møtet. Men et møte som er booket kan potensielt være verdt mye penger så jeg anbefaler deg å gjøre dette. Synes du at det er litt ubehagelig å mase? Ingen grunn til å føle det: det bør heller være vedkommende som ignorerer dine henvendelser som må ta ansvaret for at du i utgangspunktet må minne han på avtalen som han har takket ja til.

Har du noen erfaringer med dette temaet som du vil dele med meg? Send meg da gjerne en mail på stein.dale@venezu.no – jeg hører gjerne fra deg!

Meld det på vårt nyhetsbrev her